Промяната е една от малкото константи в проектния мениджмънт. Планове се пренаписват, приоритети се разместват, а понякога дори целта се променя по средата на проекта. И точно тук идва една от най-важните (и често подценявани) способности на един проектен мениджър – адаптивността.

И тук не става въпрос само за това как ние, като проектни мениджъри, се справяме с промяната индивидуално. А по-скоро за това как реагираме на нея, как я комуникираме и как водим екипа си през нея, без да губим посока и увереност.

Звучи по-лесно, отколкото е в действителност.

За какви промени всъщност говоря?

Промените в една организация могат да бъдат много, но най-често говорим за такива, свързани с начина на работа, структурата на екипите, приоритетите и самите изисквания. Това може да означава нови мениджъри или пренареждане на екипи, смяна на фокуса на бизнеса, въвеждане на нови процеси или инструменти, както и промени в самия обхват на проекта.

Към това добавяме и технически промени – нови системи, миграции или зависимости, както и външни фактори като регулации или пазарни условия, които често налагат бърза адаптация.

Всички тези видове промени имат ефект върху хората, които работят в дадената организация. Те влияят не само на начина, по който вършим работата си, но и на мотивацията, увереността и усещането за стабилност в екипа.

И точно тук ролята на проектния мениджър става още по-важна – не просто да управлява доставката на проекта, а да помогне на екипа да премине през промяната.

Ето и един реален пример

Всеки човек приема промяната по различен начин – някои по-лесно, други по-трудно, а трети – изобщо не.

Тук мога да споделя и малко от личния си опит.

В какво се състоеше промяната?

В един момент трябваше да сменим системата за проектен мениджмънт. В продължение на няколко години фирмата, в която работех, оперираше с една конкретна система за следене на проектите. Тя беше настроена така, че да е най-полезна за висшия мениджмънт, а не толкова за хората, които я използват всеки ден. Следователно, хората рядко пропускаха възможност да се оплачат от нея.

Взе се решение тази система да бъде сменена. Аз, като проектен мениджър на този проект, не познавах старата система, но трябваше да я опозная, за да разбера какво точно не харесват хората в нея и да успея да „продам“ идеята за новия инструмент.

Промяната през очите на екипа

Направихме план за действие – сесии с всеки екип, за да разберем от какво има нужда, обучения, регулярни ъпдейти. И колкото повече хората осъзнаваха, че промяната идва, толкова повече започнаха да казват: „Но защо пак ще я сменяме?“, „Сегашният инструмент си работи чудесно, а новият не“.

Около 90% от хората дори не бяха работили с новата система, но вече „знаеха“, че тя няма да работи толкова добре, колкото старата.

Разбира се, не всички бяха толкова негативни към промяната. Имаше и такива, които чакаха с нетърпение да преминем към използването на новия инструмент.

Каква е ролята на проектния мениджър?

Важно е като проектни мениджъри да можем да се адаптираме към промените и да движим хората напред заедно с нас. Ролята ни не е само да следим задачи и срокове, а да водим екипа през самата промяна.

Това означава да изслушваме притесненията на хората, да ги взимаме насериозно и да им показваме как тази промяна ще се отрази на тях – какво означава тя в ежедневната им работа и какво печелят от нея. Яснотата и навременната комуникация са от ключово значение тук.

Защото съпротивата рядко е срещу самата промяна, а по-скоро срещу несигурността, която идва с нея. И колкото по-добре управляваме тази несигурност, толкова по-лесно екипът ще приеме и самата промяна.

Какъв беше резултатът?

И тъй като бяхме отчели колко несигурни се чувстват хората във връзка с тази промяна, планирахме етап на тестване. Преместихме няколко проекта в новата система, докато все още имахме активни лицензи за старата. По този начин успяхме да включим хората в самата промяна и да поискаме обратна връзка за подобрения.

Още от деня на самата миграция хората започнаха активно да използват новия инструмент. Задаваха въпроси и споделяха реални казуси, за които търсеха решения. Тук-таме се намираше по някой, който все още предпочиташе старата система, но много бързо спряхме да чуваме за нея.

Дори когато имаха нужда да потърсят стара информация и не можеха да я намерят в новия инструмент, вече бяха забравили, че тя съществува в стария.

В крайна сметка

В крайна сметка, адаптивността не е просто умение да реагираш на промяна. Тя е начинът, по който водиш хората през нея.

Проектите рядко вървят по план. Промените са неизбежни. Но това, което е ключово, е как ние като проектни мениджъри подхождаме към тях – дали създаваме допълнително напрежение или носим яснота и посока.

Защото хората няма да запомнят колко добре сме подредили плана. Ще запомнят как сме ги накарали да се чувстват, когато нещата са се променяли.