Навсякъде се говори, че ролята на проектния мениджър е да управлява очакванията на заинтересованите страни. На теория това изглежда като нещо напълно нормално.
Докато не се окажеш в ситуация, в която тези очаквания са напълно различни, а понякога и в директен конфликт.
Това е нещо, което научих по трудния начин. Особено в началото, когато тепърва навлизаш в сферата, никой не те подготвя колко сложно всъщност става, когато ти си човекът по средата.
Откъде започна всичко?
Всичко започна с първата ми роля като проектен мениджър – и с доста стръмна крива на учене. Озовах се в ситуация, в която няколко нови неща се случваха едновременно:
- За първи път работех като проектен мениджър;
- За първи път навлизах в ИТ индустрията;
- Започвах работа с клиент, за когото не знаех абсолютно нищо.
Комбинацията от всичко това дойде наведнъж и честно казано, беше доста натоварващо. Не е изненада, че първите шест месеца ми бяха изключително трудни.
Имаше много неща, които трябваше да науча – процеси, хора, домейн, начин на работа. Но ако трябва да откроя най-трудната част, тя не беше нито технологията, нито процесите. Най-трудното беше това да балансирам различни очаквания, често противоречащи си, между хора, които гледаха на проекта от напълно различни перспективи.
Какво всъщност означава това?
Клиентът често не беше напълно сигурен какво иска и променяше изискванията си. Ръководството, от друга страна, очакваше всичко да се случва в срок, като едновременно с това трябваше и да отговаряме на желанията на клиента, и да спазваме определени ограничения. А екипът, който вършеше реалната работа, просто искаше яснота – какво точно трябва да се направи, за да може да го свърши добре.
Реално целта на всички беше една и съща – да се свърши работата. Но призмата, през която гледаше всяка една страна, беше различна. И тук ролята на проектния мениджър става наистина интересна – да балансира и управлява всички тези често противоречащи си очаквания.
Няма да лъжа, не съм успявала всеки път. Даже в началото често се опитвах да угаждам на всички, така че всяка страна да е доволна. Един съвет от мен – това не работи. И ако има един човек, който най-много поема напрежението в такива ситуации, това е самият проектен мениджър, защото именно той стои по средата и трябва да намери баланса между всички очаквания.
Къде всъщност е трудното?
Не е в това да следиш задачи или да правиш планове. Трудното е в разговорите, които не искаш или все още не знаеш как да водиш – в това да кажеш на клиента, че нещо няма как да стане в този срок, да обясниш на ръководството защо нещо отнема повече време и да защитиш екипа, когато натискът се увеличава. И най-вече – в това да взимаш решения, които няма да направят всички щастливи.
Разбира се, от един начинаещ проектен мениджър не се очаква да се справя с всичко това сам. Но при мен точно това се случи. Положителното беше, че за сравнително кратък период натрупах много опит. А негативната страна беше нарастващият стрес и липсата на ментор, който да ме насочва и да ми дава обратна връзка.
Какво научих от това?
С времето осъзнах, че ролята на проектния мениджър не е да угажда на всички и със сигурност не е да се опитва да направи така, че всички да са доволни едновременно. Истината е, че това почти никога не е възможно. Работата на проектния мениджър е по-скоро да създаде яснота там, където има различни гледни точки, и да помогне на всички страни да разберат ограниченията, зависимостите и последствията от решенията, които се взимат. И понякога – да каже „не“.
Смятам, че именно това беше един от факторите, които допринесоха за силния ми стрес на работното място преди няколко години – опитът да балансирам всичко и всички, без да поставям ясни граници. Разказала съм малко по-подробно за това в „Защо е важно да се поставят ясни граници още в началото“.
Финални мисли
В крайна сметка, да си проектен мениджър означава често да бъдеш между чука и наковалнята. Но може би точно това е и най-ценното в ролята – че именно там се взимат най-важните решения. И макар че с времето се учиш да намираш баланса, това не е умение, което идва от книги или теории, а се изгражда с опит. Затова наличието на ментор или човек, от когото да се учиш, може да направи този път значително по-лек.
