Най-вероятно сте чували или чели някъде в интернет, че всеки успешен човек става поне в 5:00 ч., медитира 30 минути, чете по 50 страници, бяга в парка, защото му харесва усамотението рано сутрин, пие прясно изцеден сок и до 7:30 ч. е свършил повече работа, отколкото би могъл между 9:00 и 12:00.
А аз… си спрях нотификациите. И да, броя го за малка победа.
В този текст искам да ви споделя как структурирам работата си и какви инструменти използвам, за да ми помагат в това.
В началото на кариерата си често разчитах на това, че „ще запомня“ и че няма нужда да записвам. Но колкото повече проекти водех и колкото по-комплексни ставаха те, толкова повече информация се налагаше да помня. Започнаха да ми се изплъзват важни детайли, а да не говорим как съм се заривала с непрочетени имейли, защото „нямам време“. В повечето случаи проблемът не е времето, а липсата на изградена структура на работа.
Тук няма да получите универсална формула за ефективност или „5 начина да бъдете най-продуктивните хора на света“. Ще споделя какво аз съм открила, че работи за мен, и как ми помага в ежедневната ми работа.
Чиста поща
Известията за имейлите в пощата ми са спряни. Не обичам погледът ми да бъде привличан от pop-up прозореца на Outlook всеки път, когато получа нов имейл. Разсейва ме и ми отнема фокуса от това, което правя в момента.
Преглеждам имейла си няколко пъти на ден, но не и по време на срещи или фокусирана работа. Всеки имейл маркирам като „done“ и го премествам в съответната папка (ако има нужда да го пазя) или директно го изтривам. Така поддържам чиста поща и не се затрупвам с непрочетени имейли.
Категоризиран цветен календар в Outlook
Аз съм човек, който възприема по-добре информацията чрез диаграми, схеми, цветове и графики. Затова открих, че категоризирането на срещите ми в календара по цветове работи най-добре за мен. Така се ориентирам много лесно – само по цвят.
Например, в понеделник сутрин поглеждам календара, виждам, че през седмицата преобладават срещи за проект Х и знам, че основният ми фокус трябва да бъде върху него. Това действа и като вътрешна настройка за това какво предстои. Малък трик, който има огромен ефект върху възприятието ми.
Преглеждам задачите си в Microsoft Planner
Поддържам списък със задачи в Planner. Във всеки момент, в който възникне нужда да свърша нещо допълнително, но не му е времето сега, просто го добавям в списъка в Planner и описвам детайлите, ако са необходими. По този начин не се налага да помня всичко и мога да планирам кога какво да свърша, вместо всяка задача да я върша веднага.
Хубавото е, че Planner дори ми изпраща напомняния, ако съм забавила някоя задача.
Спрени известия в Slack или Teams
Подобно на известията в Outlook, вероятно се досещате, че не съм фен и на тези в Slack или Teams – независимо коя платформа използвам в момента. Изключвам известията и там, за да не ме разсейват постоянно. Преглеждам платформата редовно, така че не, не пропускам да отговоря своевременно.
Но цялото това възприятие за „инстант комуникация“ често създава фалшиво усещане за неотложност и спешност, дори когато такава реално липсва. Естествено продължение на темата за ясните граници още в началото – „Защо е важно да се поставят ясни граници още в началото“.
Записки в OneNote
След като спрях да разчитам на това, че „ще запомня“, всички записки, свързани с работата ми, започнах да водя в OneNote. Опитвала съм се да ги водя и на ръка, но факт е, че пиша по-бързо на клавиатура, отколкото на ръка. А бързината, особено по време на срещи, е изключително важна.
Създала съм отделни раздели за всеки проект, в които събирам всякаква информация, свързана с него. Така не държа детайлите в главата си, а на място, където лесно ги намирам. В края на всяка година преглеждам и разчиствам записките си, като изтривам ненужните.
Chrome: работен и личен профил
Това е поредният на пръв поглед дребен детайл, който много харесвам в изградената си структура на работа. Създавам си два отделни профила в Chrome – работен и личен. Работният, както подсказва името му, използвам единствено за работни дейности – линкове към информация, платформи, интранет, любимата ми Jira и т.н. А личният използвам за Spotify, YouTube, личния си имейл и т.н.
Това, което не използвам и в двата профила, са социалните мрежи. Още една ясна граница, която разделя личния от професионалния ми живот.
Тази разделеност ми помага по-лесно да превключвам контекста – когато съм в работния профил, съм фокусирана върху работа, а когато съм в личния, не пренасям служебното със себе си. Малка настройка, която спестява изненадващо много разсейване през деня.
Синхрон в началото на седмицата
И колкото и инструменти да използвам за планиране, те нямат голямо значение, ако не работя в синхрон с екипа си.
Затова понеделнишката синхронизация с екипа е важна част от начина, по който започва седмицата ми – тя задава допълнителен тон и яснота за това какво предстои.
Когато заявиш ясно какви са приоритетите ти за седмицата, всъщност се ангажираш с тях. Това не е просто планиране, а поемане на отговорност към себе си и към екипа.
Физическа активност
И не на последно място – физическата активност. Имам нужда от движение, чрез което да разпусна след работния ден. Има моменти, в които ми е трудно да се изключа и дори след като съм приключила работа, продължавам да мисля за нея. Физическата активност ми помага да изморя и тялото си, а не само ума.
Всички тези инструменти ми помагат да държа информацията подредена, дори когато самият проект е пълен хаос. Намерила съм начин да се ориентирам лесно в тях и да ги използвам така, че да ми помагат, а не да ми пречат.
Това не е универсална формула и със сигурност няма да работи по един и същи начин за всички. За мен обаче е система, която ми носи яснота, по-малко напрежение и повече фокус в ежедневната работа.
