Вечният въпрос – какво всъщност прави проектният мениджър? Нагледно лесен въпрос, на който би трябвало да мога да отговоря със също толкова лесен отговор. Реалността обаче е тотално различна. Неведнъж са ме питали какво точно значи да си Project Manager и първоначалните предположения варират от „ти си шефът“ до „ти правиш срещите, нали?“. И тогава се навлиза в едно дълго обяснение какво прави човек на тази роля и какво не. Резултатът в края е едно несигурно кимване на отсрещната страна, последвано от думите „аха, разбрах“, а всъщност и двамата знаем, че нищо не е разбрано и по-добре да сменим темата.

Не съдя хората, които не го разбират. Някога и аз бях от тях. Объркването е напълно очаквано. Двете думи “project” и “manager” са напълно ясни – директно преведени на български „управител на проекти“ или по-модерните наименования „мениджър проекти“ и „проектен мениджър“. Но как точно се „управлява“ един проект? Работата по него се извършва от изпълнители, а проектният мениджър не е от тях. Или пък е? Или дава указания какво да се прави? Именно оттук идва и най-честото предположение – „ти си шефът“.

Нека погледнем малко по-отблизо какво всъщност прави един проектен мениджър.

Какво хората си мислят, че прави един проектен мениджър?

Преди да преминем към същинската част, нека разгледаме няколко мита, които продължават да циркулират около ролята на проектния мениджър.

• Проектният мениджър е шефът на екипа
  В повечето организации проектният мениджър няма формална власт над хората – ролята му е да координира, фасилитира и помага на екипа да работи ефективно, а не да командва.
  Случвало ми се да бъда едновременно проектен мениджър и пряк ръководител на екипа, който изпълнява даден проект. В „Когато проектният мениджър е и пряк ръководител“ засягам защо това не е добра идея.

• Проектният мениджър само организира срещи
  Често това звучи като „високоплатена секретарка“, което силно подценява реалната стойност на ролята.

• Проектният мениджър трябва да знае отговорите на всички въпроси
  Мениджърът на проекти не е този, който знае всички отговори, а този, който знае как да ги намери.

• Проектният мениджър не върши реална работа
  Работата на проектния мениджър е да направи възможна работата на другите. И точно затова често е невидима.

• Проектният мениджър е Jira администратор
  Jira е инструмент, а не ролята. Мениджърът на проекти използва Jira, за да даде яснота и структура, но истинската му работа е да управлява приоритети, зависимости и очаквания – не да мести тикети между колони.

Това са само част от митовете, които съм чувала относно ролята на един проектен мениджър, но и едни от най-честите също така. Тук е моментът да поясня, че всяка организация дефинира ролята по различен начин, затова не е изключено при някои проектни мениджъри тя да бъде сведена до организиране на срещи и писане на документация.

Какво реално прави проектният мениджър?

По този въпрос бих могла да напиша и дисертация. Но да не ви отегчавам с университетски писания, проучвания, и излагане на тези, нека погледнем какво точно прави един проектен мениджър:

• Движи цялостната картина
  Проектният мениджър гледа отвъд отделните задачи и следи как всички части на проекта си влияят една на друга. Той държи фокуса върху целта, сроковете и рисковете, дори когато екипите са потънали в детайлите. Без тази „птичи поглед“ проектът лесно се разпада на несвързани активности.
  От практиката:
  Имах ситуация, в която тийм лийд на екип ми каза, че са свършили няколко допълнителни задачи, за да си помогнат за следващите стъпки в проекта. Проблемът в тази ситуация беше, че бъдещето на проекта не беше ясно и имаше вероятност да се отмени. Всички участници в проекта бяха наясно с тази възможност, но въпреки това се работеше върху допълнителни задачи. В крайна сметка, проектът беше отменен и допълнителната работа, която бяха свършили предварително, всъщност, беше абсолютно ненужна. След този случай се договорихме подобни решения първо да минават през проектния мениджър.

• Свързва хора, екипи и контексти
  Мениджърът на проекти е връзката между различни роли, екипи и гледни точки. Често хората работят по своята част, без да виждат по-голямата картина – проектният мениджър осигурява този контекст. Това намалява недоразуменията и прави работата по-смислена и подредена.
  От практиката:
  Често това се нарича „силозиране“. Ако попаднете в среда, в която няколко различни екипа работят върху една и съща цел – създаване на краен продукт – въпросното силозиране е необменна част от процеса. Например, ако крайният продукт е създаване на сайт, но вместо да работите с един екип, който съдържа специалисти по back-end, front-end, DevOps, QA, вие работите с четири екипа, от които всеки изпълнява неговата си част, създаването на редовна и постоянна връзка между тези екипи е крайно необходима за изпълняването на крайната цел.

• Задава въпроси, когато няма яснота
  Когато нещо не е ясно, проектният мениджър не приема предположенията за факти. Вместо това задава навременни и точни въпроси, за да извади проблемите на повърхността. Това спестява много грешки, които иначе биха се появили твърде късно.
  От практиката:
  Колкото и банално да звучи, няма глупави въпроси. Опитът ми показва, че хората с удоволствие обясняват теми, които познават добре, особено когато са участвали активно в създаването на проекта.

• Управлява очаквания
  Мениджърът на проекти помага всички страни да имат реалистични очаквания за обхват, така наречният “scope”, срокове и резултати. Това означава да казва „не“ или „не сега“, когато е нужно, и да обяснява защо. Добре управляваните очаквания са ключът към по-малко напрежение и разочарования.
  От практиката:
  Проектният мениджър е в основата на управлението на очакванията на всички замесени страни. Най-често това са мениджмънта на компанията и клиентите, без значение дали са вътрешни или външни. Навярно всеки проектен мениджър е опитал от горчивия вкус на изискване на клиент в последния възможен момент, което да се добави към текущата работа, но да не удължава срока. В такива моменти, ролята на мениджъра на проекти е да обсъди исканията на клиента с екипа и да представи възможностите на клиента.

• Фасилитира и подпомага взимането на решения
  Проектният мениджър не взима всички решения сам, но създава условията те да бъдат взети навреме и с нужната информация. Той събира гледни точки, подрежда опциите и помага екипът да стигне до ясно решение. Без тази фасилитация много решения просто се отлагат.
  От практиката:
  Тук е добре да се уточни, че е изключително важно да има разбирателство кой взима крайните решения. Неведнъж съм присъствала в многочасови дискусии, в които всеки има мнение по темата, но никой не взима отговорност за крайното решение. В такива ситуации е нужно да се върнем към основите: кой взима крайното решение.

• Активно участва в разрешаването на неразбирателства и конфликти
  Когато възникнат напрежения между хора или екипи, проектният мениджър не ги игнорира. Той помага разговорът да се върне към факти, цели и общи приоритети. Ранното адресиране на конфликтите предпазва проекта от по-сериозни проблеми по-късно.
  От практиката:
  Това е, може би, едно от най-сложните задължения на проектния мениджър. Работата с хора неминуемо води до конфликти понякога и това е в реда на нещата. Начинът, по който се разрешават тези конфликти, зависи от ситуацията и най-вече от хората в центъра на събитията. За да ги управлява ефективно, проектният мениджър първо трябва да познава и контролира собствените си реакции – тема, на която отделих специално внимание в „Най-трудният конфликт за проектния мениджър е със самия себе си“.
  

Това са едни от основните отговорности на проектния мениджър, но със сигурност списъкът не е изчерпателен.

Какво НЕ прави проектният мениджър?

Книги, статии и обучения описват какво всъщност трябва да прави един проектен мениджър, но много рядко се говори за за това какво не е част от ролята му. Длъжностните характеристики на тези роли са всеобхватни и наистина е трудно да се отличи кое не влиза в директните задължения. Но след няколко години опит в сферата, научих по трудния начин, че следните действия не са част от длъжностната ни характеристика, макар и често да има неписани очаквания:

• Не се налага да взимаме всички решения;
• Не сме там, за да контролираме екипи и хора;
• Не се очаква да знаем всичко;
• Не сме там, за да „оправяме“ всичко сами;
• Не носим цялата отговорност;
• Не се очаква да сме 24/7 пожарникари;
• Не можем да гарантираме, че нищо няма да се обърка. Напротив, там сме, за да помогнем, когато това се случи.

Голяма част от напрежението в ролята на проектния мениджър идва от очаквания и отговорности, които всъщност не са част от работата му. Затова поставянето на ясни граници още в началото е изключително важно — и същевременно едно от най-трудните неща за хората, които тепърва навлизат в проектния мениджмънт.

Моята цел с тези текстове е да помогна на онези от вас, които обмислят тази роля или правят кариерен завой, да имат по-реалистична представа за това какво всъщност означава да си проектен мениджър. Искам да говорим открито за очакванията, предизвикателствата и границите на ролята, за да не се налага да стигате до прегаряне — нещо, което за съжаление се случва често и което аз самата съм преживяла.

Постовете ми ще бъдат практични, базирани на реални ситуации и опит от ежедневната работа, а не на теория или идеализирани описания на ролята.